Audit/Evaluasi

by: Pak Zam Zamy

Evaluasi bertujuan untuk memeriksa seberapa jauh karya-karya PR berjalan dengan baik.

Layaknya, audit dilakukan oleh pihak ketiga agar dapat diperoleh hasil yang jernih dan obyektif. Walau pada posisi terakhir, evaluasi justru sering menjadi awal dari sebuah usaha baru.

Riset PR harus terus berlangsung, terus mengevaluasi proses dan lingkungannya dan memberikan informasi baru untuk meneruskannya.

Riset evaluasi bermanfaat dalam menilai dan mengkaji program yang sudah ada serta adanya keperluan bagi program PR untuk mendapatkan penguatan dukungan organisasi.

 

Tiga Tingkatan Evaluasi Usaha PR

1. Persiapan. Mengkaji kecukupan dari informasi yang anda kumpulkan, kecocokan isi pesan dan format, serta kualitas pesan itu sendiri.
2. Implementasi. Mengukur jumlah pesan yang terkirim (distribusi), jumlah pesan yang memperoleh tempat di media, jumlah orang yang menerima pesan, dan jumlah orang yang mengikuti pesan tersebut.
3. Dampak. Menghitung jumlah/persentase audiensi yang mempelajari isi pesan, yang mengubah opini mereka, yang mengubah sikap mereka, yang berperilaku sesuai yang diharapkan, dan menentukan apakah masalah terselesaikan atau tujuan telah tercapai.

Berbagai Bidang yang Biasa Digunakan dari Aktivitas Pengukuran Evektivitas PR:

• Liputan media dan pengaruhnya
• Ukuran kegiatan
• Mulut ke mulut dan medi sosial lainnya
• Pesan berbasis web
• Penguatan reputasi perusahaan

Empat dimensi pengukuran yang dapat diterapkan dalam menilai dampak dari setiap kampanye PR

1. Cakupan audiensi
2. Respon audiensi
3. Dampak kampanye
4. Teknik pemantauan lingkungan

Sumber Kesalahan Pengukuran

• Volume tidak setara dengan hasil. Tumpukan kliping vs pengaruh kliping kepada audiens.
• Estimasi bukanlah pengukuran. Tidak ada tempat bagi kerja berbasis asumsi dalam sistem pengukuran. Urusan dana.
• Sampel harus representatif. Harus dipilih secara ilmiah dan sistematis.

Sumber Kesalahan Pengukuran

• Tak ada hubungan langsung antara jumlah usaha praktisi PR lakukan dalam mengkomunikasikan pesan dengan jumlah pengetahuan yang diperoleh publik.
• Kadar kesadaran yang tinggi tidak dapat serta-merta dijadikan indikasi bahwa usaha PR telah berjalan efektif. Kefamilieran tidak otomatis berarti bahwa telah terjadi opini yang positif.
• Sikap bukanlah perilaku. Tidak tepat beranggapan bahwa sikap yang menyenangkan akan menghasilkan perilaku yang diinginkan.  

Read More

Aksi dan Komunikasi

by: Pak Zam Zamy

Praktisi PR sebagai bagian dari tim manajemen sebuah organisasi harus terlibat dalam proses pembuatan keputusan untuk memastikan bahwa organisasi melakukan tindakan positif dan bertanggung jawab secara sosial.

Difusi

Bagaimana cara ide-ide baru diadopsi dalam sebuah masyarakat.

Dua kategori karakteristik individu dari setiap audiensi target:

• Utama; menengah; dan moderat
• Laten; sadar; dan aktif

Sistem klasifikasi ini untuk membantu menentukan seberapa jauh sebuah publik siap dan dapat merespon setiap aksi yang direncanakan.

1. Publik utama: kelompok yang kepadanya sebuah aksi diarahkan.
2. Publik menengah: individu memiliki kontak langsung dengan audiensi utama dan dapat menyampaikan pesan kepada mereka.
3. Publik moderat: kelompok yang berbagi tujuan yang sama atau filosofi pengarah yang sama dan dapat memberi dampak pada publik utama
4. Publik laten: tidak memiliki kesadaran akan kebutuhan untuk berubah.
5. Publik sadar: menyadari akan sebuah kebutuhan, tetapi tidak memiliki kemauan untuk bertindak seperti menerima ide baru.
6. Publik aktif: sadar dan siap untuk melakukan sesuatu. 

Ada 5 langkah yang menjelaskan bagaimana manusia dipengaruhi untuk dapat berubah

Kesadaran:

1. Sadar akan ide/praktek walau pengetahuan terbatas.
2. Minat/ketertarikan. Mulai mencari info ide itu lebih banyak
3. Evaluasi. Mulai menerapkan ide pada situasi sendiri dan berusaha memperoleh banyak info serta membuat keputusan untuk mengujicobakan ide baru tersebut.
4. Percobaan. Penerapan aktual dimulai. Biasanya pada skala kecil.
5. Adopsi. Segera setelah ide terbukti bermanfaat, maka akan diadopsi oleh audiensi target.

5 saluran pengaruh dasar dalam proses adopsi

1. Media massa
2. Perantara bias. Mengambil keuntungan dari adopsi orang lain (mis: sales)
3. Pihak ketiga yang tidak bias. Kelompok konsumen; agen pemerintah; yang memiliki kredibilitas
4. Orang penting lainnya. Teman, keluarga, dan orang lain
5. Pengalaman pribadi 

Praktisi PR merupakan komunikator kunci dalam sebuah organisasi.

Menulis merupakan alat utama bagi kerja seorang komunikator, tetapi praktisi harus menguasai berbagai gaya penulisan.

Struktur penulisan dengan piramida terbalik dipandang sebagai sesuatu yang penting karena struktur ini digunakan oleh kebanyakan jurnalis. Gaya penulisan lain seperti menulis untuk internet juga dipandang perlu untuk dikuasai.

Tips Menulis Efektif

• Gunakan kata-kata singkat dan sederhana
• Gunakan kata, kalimat serta paragraf pendek dan sederhana
• Tulis dalam bentuk aktif bukan pasif
• Hindari penggunaan slang dan jargon
• Gunakan kata sifat dan kata kerja dengan hemat
• Singkat
• Spesifik
• Sampaikan alasan atas opini

Pemilihan Media 

3 pertimbangan dasar dari pemilihan media:

• Audiensi
• Waktu yang tepat
• Anggaran

Read More

Tugas Manajemen Public Relations

Pak Zam-Zamy

Kegiatan PR terbagi atas 4 tahap yaitu Riset, Perencanaan Program, Aksi dan Komunikasi, dan Evaluasi. Untuk menunjang keberhasilan kegiatan PR tersebut, ada beberapa poin yang harus diperhatikan di dalamnya, antara lain:

A.  Pembagian Tanggung Jawab

Pembagian tanggung jawab adalah hal yang sangat penting dalam melaksanakan berbagai kegiatan. Hal ini bertujuan agar masing-masing anggota dapat melaksanakan tugasnya dengan fokus dan tidak terjadi tumpang tindih tugas. Jika tim sudah dibagi berdasarkan tugas masing-masing, maka pekerjaan akan berjalan lebih efektif dan efisien.

Contoh: Pembagian Divisi Public Relations dalam 3 bagian yakni Institusional Relations yang bertugas menjalin hubungan dengan perusahaan, lembaga lain, maupun masyarakat non lembaga; Media Relations bertugas menjalin hubungan dengan media-media demi proses penyampaian informasi ke masyarakat dengan lebih mudah; Goverment Relations bertugas menjalin hubungan dengan pemerintah.

B. Penyusunan Jadwal

Penyusunan jadwal diperlukan agar kegiatan PR lebih tertata atau sistematis. Penyusunan jadwal bisa dilakukan setelah rencana program disusun. Jadwal yang disusun dapat meliputi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan PR, yang tentunya juga menyesuaikan dengan pihak yang terkait dengan pelaksanaan suatu kegiatan.

Contoh: Dalam kegiatan PR jadwal sudah tersusun mulai dari pelaksanaan riset, koordinasi dengan internal perusahaan untuk menentukan strategi selanjutnya, pertemuan dengan media hingga perencanaan promosi agar pekerjaan PR lebih sistematis dan teratur.

C.  Anggaran

Perencanaan anggaran merupakan hal yang tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan suatu kegiatan. Hendaknya anggaran yang direncanakan oleh PR sesuai dengan bentuk strategi dan budget yang dimiliki perusahaan.

Contoh: PR merencanakan anggaran untuk kunjungan dan konferensi pers ke perusahaan, kegiatan ini mungkin tidak memerlukan biaya yang terlalu besar. Namun bila PR ingin membangun citra perusahaan melalui promosi dan bekerja sama dengan bidang Marketing maka anggaran yang diperlukan sangat besar, dan PR harus berhati-hati dalam menyusun strategi agar kegiatan efektif, dan apa yang sudah dikeluarkan perusahaan sebanding dengan pendapatan perusahaan. 

by: Airin Puti Alivia/ 1443010062/ Kelas A

Read More