Proses Public Relations

By: Pak Zam Zamy

4 langkah proses PR terdiri dari:

• Definisi Permasalahan (Analisis situasi), yakni mencari data dan fakta mengenai apa yang sedang terjadi sekarang di masyarakat.
• Perencanaan dan Program (Strategi), yakni menyusun dan merencanakan strategi untuk menanggapi masalah yang sedang terjadi tersebut.
• Aksi dan Komunikasi (Implementasi), yakni bagaimana dan kapan kita bertindak dan mengatakan hal tersebut.
• Evaluasi program, yakni melakukan penilaian terhadap apa yang sudah dikerjakan dan mencari solusi/ masukan di masa yang akan datang.

Mendefinisikan Masalah: Riset

Pengumpulan fakta dapat melalui:

• Riset: pengumpulan data primer,pengolahan data, perumusan data
• Data-Data Sekunder
• Content Analysis, yakni analisis berita dari media-media utama
• Clipping Service, yakni berita yang dianalisis disebar kepada eksekutif yang berkepentingan dan dimintai komentar. Berita-berita tertentu perlu diumumkan kepada karyawan
• Survei
• Konsultasi
• Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini
• Membentuk acara khusus yang memberi kesempatan kepada pihak tertentu untuk memberi masukan 

Penelitian

Dibutuhkan untuk mendapatkan fakta atas simtom masalah dan untuk melakukan evaluasi. Penelitian terdiri dari:

Penelitian Informal

PR mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan. Penelitian ini digunakan untuk mengetahui masalah dalam perusahaan dan hubungan unsur lain di luar perusahaan.

Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan anggaran PR yang belum memadai serta mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara informal.

Teknik Riset Informal

• Menyimpan dokumen/database.
• Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas, industri atau organisasi.
• Komite khusus. Kelompok penasihat.
• Kelompok fokus. Sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang berdekatan.
• Pemantauan informal. Memonitor laporan berita, baik cetak, elektronik maupun internet. Pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.
• Internet, Perpustakaan, dan Sumber Database.

Penelitian Sekunder

Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga. Data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan. Praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga.

Penelitian Formal

Biasanya menggunakan jasa riset dan perusahaan konsultan lain. Melalui Wawancara mendalam; FGD atau penelitian statistik. 

Alasannya:

• Memerlukan keahlian profesional yang membutuhkan ketekunan dan pengalaman.
• Memerlukan obyektifitas.
• Menyita bayak waktu.

Teknik Riset Formal

• Analisis Isi. Menghitung verbal content dari pesan tertulis/lisan yang sudah ditranskripsikan. Kiping berita; chatroom; laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing.
• Riset survei. Pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota masyarakat yang beragam. Data demografis dan data opini.
• Riset Eksperimental: Eksperimental laboratorium, Eksperimental lapangan

Perencanaan Program PR berdasarkan kepada Analisis Lingkungan Situasi dan Kondisi sebagai berikut: (Cutlip, Center & Broom)

• A searching look backward. Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
• A deep look inside. Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.
• A wide look around. Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.
• A long, long looks ahead. Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok Perencanaan PR

• Rencana Strategis: Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.
• Rencana Taktis: Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar Hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik

• Harus dibuat dengan teliti dan didukung pihak manajemen
• Harus mempunyai tujuan
• Dilakukan pengarahan mengenai rencana program tersebut

Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR
• Perencanaan anggaran
• Perizinan dari pihak berwenang
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan
• Rapat/ pertemuan periodik
• Perekrutan karyawan beserta jobdesc-nya
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga