Proses Public Relations

By: Pak Zam Zamy

4 langkah proses PR terdiri dari:

• Definisi Permasalahan (Analisis situasi), yakni mencari data dan fakta mengenai apa yang sedang terjadi sekarang di masyarakat.
• Perencanaan dan Program (Strategi), yakni menyusun dan merencanakan strategi untuk menanggapi masalah yang sedang terjadi tersebut.
• Aksi dan Komunikasi (Implementasi), yakni bagaimana dan kapan kita bertindak dan mengatakan hal tersebut.
• Evaluasi program, yakni melakukan penilaian terhadap apa yang sudah dikerjakan dan mencari solusi/ masukan di masa yang akan datang.

Mendefinisikan Masalah: Riset

Pengumpulan fakta dapat melalui:

• Riset: pengumpulan data primer,pengolahan data, perumusan data
• Data-Data Sekunder
• Content Analysis, yakni analisis berita dari media-media utama
• Clipping Service, yakni berita yang dianalisis disebar kepada eksekutif yang berkepentingan dan dimintai komentar. Berita-berita tertentu perlu diumumkan kepada karyawan
• Survei
• Konsultasi
• Pengumpulan fakta dari para pemimpin opini
• Membentuk acara khusus yang memberi kesempatan kepada pihak tertentu untuk memberi masukan 

Penelitian

Dibutuhkan untuk mendapatkan fakta atas simtom masalah dan untuk melakukan evaluasi. Penelitian terdiri dari:

Penelitian Informal

PR mengumpulkan fakta sebanyak-banyaknya yang menyangkut opini dan sikap karyawan terhadap pekerjaan. Penelitian ini digunakan untuk mengetahui masalah dalam perusahaan dan hubungan unsur lain di luar perusahaan.

Penelitian ini dilakukan atas pertimbangan anggaran PR yang belum memadai serta mencegah timbulnya keresahan bila perusahaan melakukan pemeriksaan secara informal.

Teknik Riset Informal

• Menyimpan dokumen/database.
• Kontak utama. Opinion leaders dalam komunitas, industri atau organisasi.
• Komite khusus. Kelompok penasihat.
• Kelompok fokus. Sejumlah kecil orang yang memiliki karakteristik demografis yang berdekatan.
• Pemantauan informal. Memonitor laporan berita, baik cetak, elektronik maupun internet. Pengecekan surat masuk, telepon dan laporan penjualan.
• Internet, Perpustakaan, dan Sumber Database.

Penelitian Sekunder

Data yang telah dikumpulkan dan diolah oleh pihak ketiga. Data-data yang dipublikasikan dan perpustakaan. Praktisi PR harus membiasakan diri melakukan skimming atas berita-berita pokok dan membaca secara intensif artikel yang ada kaitannya dengan suatu lembaga.

Penelitian Formal

Biasanya menggunakan jasa riset dan perusahaan konsultan lain. Melalui Wawancara mendalam; FGD atau penelitian statistik. 

Alasannya:

• Memerlukan keahlian profesional yang membutuhkan ketekunan dan pengalaman.
• Memerlukan obyektifitas.
• Menyita bayak waktu.

Teknik Riset Formal

• Analisis Isi. Menghitung verbal content dari pesan tertulis/lisan yang sudah ditranskripsikan. Kiping berita; chatroom; laporan tahunan dan publikasi lain dari pesaing.
• Riset survei. Pengujian secara hati-hati dan terperinci terhadap pengetahuan, persepsi, sikap dan opini dari anggota masyarakat yang beragam. Data demografis dan data opini.
• Riset Eksperimental: Eksperimental laboratorium, Eksperimental lapangan

Perencanaan Program PR berdasarkan kepada Analisis Lingkungan Situasi dan Kondisi sebagai berikut: (Cutlip, Center & Broom)

• A searching look backward. Penelusuran masa lampau atau sejarah organisasi untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
• A deep look inside. Penelaahan terhadap fakta-fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan organisasi dan kemampuan internal organisasi.
• A wide look around. Melihat kecenderungan-kecenderungan yang ada pada berbagai aspek (politik, sosial dan ekonomi) di sekeliling kita serta situasi dan kondisi saat ini untuk rencana mendatang.
• A long, long looks ahead. Jauh memandang ke depan. Tujuan dan pelaksanaan program organisasi ditentukan berdasarkan misi organisasi yang cukup realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

Pokok Perencanaan PR

• Rencana Strategis: Rencana jangka panjang. Dibuat oleh manajemen level atas. Memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimplementasikannya. Memprediksi masa depan.
• Rencana Taktis: Mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada stiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

Tiga dasar Hakiki agar Rencana Program PR dapat berhasil dengan baik

• Harus dibuat dengan teliti dan didukung pihak manajemen
• Harus mempunyai tujuan
• Dilakukan pengarahan mengenai rencana program tersebut

Faktor Utama Rencana Program

• Kegiatan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR
• Perencanaan anggaran
• Perizinan dari pihak berwenang
• Strategi pelaksanaan suatu kegiatan
• Rapat/ pertemuan periodik
• Perekrutan karyawan beserta jobdesc-nya
• Penyediaan sarana untuk hal-hal yang tak terduga

Read More

Manajemen Public Relations dalam Organisasi

Dosen: Bu Diana

Akhiran 's' pada Public Relations memiliki arti bahwa tugas PR adalah berhubungan dengan banyak pihak. Selain itu PR juga menjalankan fungsi komunikasi 2 arah antara lembaga dan publik untuk mencapai tujuan organisasi. 

Untuk itu PR haruslah diletakkan pada posisi yang strategis, yakni di leher organisasi, karena PR berkaitan dengan keputusan kebijakan pimpinan untuk organisasi dan publiknya. Tapi yang terjadi di lapangan malah sebaliknya, PR di Indonesia berada di bagian bawah struktur bersama staff lainnya.

Peran Strategis PR dalam Manajemen Organisasi

- Mengevaluasi opini publik

- Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur organisasi untuk kepentingan publik

- Merencanakan dan melaksanakan program kegiatan: yang diawali dan diakhiri oleh penelitian sebagai pijakan

- Menciptakan dan mengembangkan persepsi baik organisasi perusahaan, lembaga, atau produknya terhadap masyarakat bagi masa depan organisasi/ perusahaan dan produk

Manajemen PR secara Operasional/ Pelaksanaan

PR berfungsi melaksanakan:

a. Penelitian untuk data primer dan sekunder, untuk mengetahui fakta yang terjadi dalam publik

b. Perencanaan, Penyusunan suatu program acara yang berdasarkan fakta di lapangan

c. Pengkoordinasian, PR melakukan koordinasi antara pihak yang terkait dengan program

d. Produksi, yakni upaya mendukung perluasan pemasaran produk yang berpengaruh pada perusahaan. Contohnya: perusahaan AQUA menepis kabar buruk dengan secara rutin menerbitkan banyak berita baik mengenai perusahaan, misal kegiatan-kegiatan CSR yang bertujuan menanamkan citra yang baik tentang AQUA di benak masyarakat setelah tersiar kabar bahwa kegiatan produksi perusahaan AQUA sudah mengeksploitasi alam,

e. Partisipasi khalayak/ komunitas, yakni komunikasi timbal balik sebagai bentuk kontribusi

f. Nasehat, PR diharapkan bisa memberi masukan pada pimpinan dalam penyesuaian kebijakan untuk kepentingan umum.

Tahapan dalam proses PR

1, Menentukan Masalah

Pada tahap ini PR mencari data-data dan informasi mengenai fakta yang terjadi di masyarakat untuk menjadi pijakan langkah selanjutnya.

Contoh: PR mendata jumlah masyarakat yang resah untuk mengkonsumsi Bakmi Spesial karena diduga mengandung bahan berbahaya, mendata jumlah masyarakat yang tidak resah, dan masyarakat yang tidak menjawab survey.

2. Perncanaan dan Penyusunan Program

Mengadakan program untuk menjawab apa yang harus dilakukan. Contoh: mengadakan tour perusahaan untuk wartawan, mengadakan press confrence, mengambil ploting agar kunjungan media dapat di exphose.

3. Aksi dan Komunikasi

Contoh: Mengundang pakar kesehatan untuk meneliti produk dan menyampaikan hasil penelitian itu pada masyarakat melalui pakar kesehatan itu sendiri untuk memperkuat persepsi masyarakat tentang kualitas produk Bakmi Istimewa yang baik.

4.Evaluasi

Menganalisa apakah kegiatan PR sudah efektif, apabila belum, maka bisa dialihkan ke marketing untuk meningkatkan penjualan produk.

Definisi Manajemen Humas

• Manajemen humas adalah proses penelitian,perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.Proses manajemen humas biasadilakukan oleh seorang praktisi dalam kegiatanhumas.Menurut Frank Jeffkins, humas merupakan segala sesuatu yang terdiri dari semua bentuk komuikasi berencana, baik ke dalam maupun keluar, untuk mencapai tujuan khusus, yaitu pengertian bersama.
• Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan dengan pelaksanaan gagasan , perencanaan dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu.
• Taktik adalah cara mencapai tujuan ditingkat operasinal pelaksanaan yang mempunyai rentang tertentu.

Read More